בכל פרויקט שאנחנו עושים בפונד-טק, גם בפרויקט של שבועיים, יש לפחות דף אחד שמתעד החלטה גדולה. דף אחד, בשפה פשוטה: מה החלטנו, מה עוד שקלנו, ולמה. (בעולם התוכנה קוראים לזה Architecture Decision Record.)
אנחנו כותבים את הדפים האלה כבר תשע שנים. זה הדבר הכי משעמם שאנחנו עושים. וזה גם הדבר שחוסך לנו הכי הרבה זמן.
הנה מה כתוב בדפים האלה, מתי אנחנו כותבים אותם, ולמה הם חשובים לכם, כבעלי המערכת, ולא רק לאנשים שבונים אותה.
למה זה חשוב לבעלי עסקים
כשבונים תוכנה, מקבלים המון החלטות. חלקן קטנות, וקל לשנות אותן אחר כך. את אחרות קשה מאוד לבטל: עם איזה ספק לחתום, איך הלקוחות שלכם נכנסים למערכת, איפה נשמר המידע שלכם.
הבחירות הגדולות האלה משפיעות על העלות של כל מה שיבוא אחריהן. ושנה אחר כך, תמיד מישהו שואל: ״למה עשינו את זה ככה?״
אם התשובה נמצאת רק בראש של אדם אחד, יש לכם בעיה. אולי הוא כבר עזב. אולי עברתם לחברת פיתוח אחרת. אולי משקיע, או מישהו שרוצה לקנות את העסק, שואל. בלי תשובה כתובה, אנשים מנחשים, מתווכחים או מתחילים מחדש, ואתם משלמים על זה.
מה כתוב בדף
לכל דף יש ארבעה חלקים קצרים, והוא נכנס בעמוד מודפס אחד:
- המצב: מה קרה, ומה היו המגבלות, למשל תקציב, לוח זמנים או הכלים שכבר יש לכם.
- ההחלטה: מה בחרנו, במשפט אחד.
- האפשרויות האחרות: מה עוד בדקנו, ולמה אמרנו לא לכל אחת מהן.
- מה זה אומר בשבילכם: מה נהיה קל יותר, מה נהיה קשה יותר, ומה כדאי לבדוק שוב בהמשך.
זהו. בלי תרשימי חובה, בלי טפסים לחתימה, בלי תהליך אישור ארוך. אדם אחד כותב. שאר הצוות קורא ומעיר, בדיוק כמו על כל עבודה אחרת.
מתי אנחנו כותבים דף כזה
יש שלושה מצבים. מספיק אחד מהם.
כשההחלטה נוגעת ליותר מחלק אחד של העסק. לבחור איפה חלק קטן אחד במערכת שומר את המידע שלו, זו החלטה יומיומית. לבחור איפה יישמר המידע של האתר, של האפליקציה ושל הדוחות שלכם, ביחד, זה כבר שווה דף.
כשקשה לבטל את ההחלטה. חתימה עם ספק. בחירה של איך הלקוחות נכנסים. ההחלטה אם כל הלקוחות שלכם חולקים מערכת אחת, או שכל אחד מקבל מערכת נפרדת משלו. החלטות כאלה משפיעות על העלות של כל פרויקט בהמשך. מי שיעבוד על המערכת שלכם בעתיד ירצה לדעת למה.
כשהייתה מחלוקת. אם שני אנשים בכירים התווכחו שעה שלמה, אנחנו כותבים מה הוחלט. אחרת אותו ויכוח חוזר אחרי חצי שנה, ולפעמים כשאחד מהם כבר עזב.
מה זה לא
זו לא תוכנית מלאה של איך לבנות משהו. תוכנית מסבירה איך. הדף הזה מסביר למה בחרנו בדרך הזו ולא בדרך אחרת. התוכנית נכתבת בעיקר בשביל מי שבונה את המערכת. הדף נכתב בשביל כל מי שישאל ״למה?״ בהמשך, והוא נשאר שימושי כל עוד המערכת בשימוש.
זה גם לא מסמך שאנחנו כותבים מחדש כל הזמן. אם החלטה משתנה, אנחנו לא מתקנים את הדף הישן. אנחנו כותבים דף חדש, מציינים איזה דף הוא מחליף, ומקשרים ביניהם. עם הזמן נוצרת לכם היסטוריה פשוטה של הסיבות שבגללן המערכת שלכם עובדת כמו שהיא עובדת.
מה זה באמת חוסך לכם
בשבוע הראשון לא תראו את התועלת. תראו אותה בחודש התשיעי, כשמישהו חדש מצטרף ושואל: ״למה בחרנו במערכת הזו ולא באחרת?״ התשובה כבר שם, בדף אחד שלקח עשר דקות לכתוב.
עכשיו תכפילו את זה בכל עובד חדש, כל ספק חדש וכל מומחה מבחוץ, לאורך כל השנים שהמערכת שלכם בשימוש. בפועל זה אומר:
- לא משלמים פעמיים על אותו ויכוח. שאלות שנסגרו נשארות סגורות, אלא אם משהו באמת השתנה.
- התחלה מהירה יותר לאנשים חדשים. מתכנת חדש, או צוות חדש שלם, קורא את הסיבות במקום לנחש אותן.
- קל יותר לקבל חוות דעת שנייה. אם תבקשו פעם ממומחה מבחוץ לבדוק את המערכת, הוא יראה למה דברים נעשו, ולא רק מה נעשה.
- פחות תלות באדם אחד. וזה כולל גם אותנו.
מה ששילמתם עליו שייך לכם
מהיום הראשון, הקוד, חשבון הענן וכתובת האתר שלכם (הדומיין) רשומים על שם החברה שלכם. דפי ההחלטות נשארים אצלכם יחד איתם, וגם הסבר כתוב של איך הכול עובד. כך אפשר להעביר את העבודה לצוות שלכם, או לצוות אחר, בלי להתחיל מאפס.
אנחנו לא נעלמים אחרי ההשקה. אם תרצו, נמשיך לעדכן את המערכת, לגבות אותה ולדאוג שתעבוד כמו שצריך. זה לגמרי לבחירתכם. ואם תחליטו יום אחד להמשיך הלאה, ההסברים לכל ההחלטות הגדולות נשארים אצלכם.
שאלות לשאול כל צוות תוכנה
בין אם תעבדו איתנו ובין אם עם מישהו אחר, אלה שאלות הוגנות לשאול לפני שחותמים:
- כשתקבלו החלטה גדולה בשבילנו, תכתבו אותה? איפה נמצא אותה?
- היא תהיה כתובה בשפה פשוטה, שאפשר להבין גם בלי רקע טכני?
- אם נחליף צוות יום אחד, מה הצוות החדש יקבל מכם?
- הקוד, חשבון הענן והדומיין יהיו רשומים על שם החברה שלנו?
אם התשובות לא ברורות, תשאלו שוב. זה העסק שלכם, ומגיע לכם להבין למה הוא עובד כמו שהוא עובד.
מתכננים מערכת חדשה, או מנסים להבין מערכת שכבר יש לכם? קבעו שיחה חינמית של 30 דקות וספרו לנו מה קורה. נגיד לכם בכנות מה אנחנו חושבים, ונשלח לכם סיכום קצר בכתב, גם אם בסוף לא נעבוד יחד. אפשר גם לקרוא עוד על פיתוח תוכנה מותאם אישית, או על CTO במיקור חוץ: שותף טכנולוגי בכיר במשרה חלקית, שעוזר לכם לקבל החלטות כאלה.