דוגמאות לפתרונות: מה נוכל לבנות לעסק שלכם.

המצב היום

נניח שיש לכם מרפאה עם כמה מטפלים. מטופלים מתקשרים כדי לקבוע תור, היומן מנוהל בגיליון אקסל משותף, וכל אחר צהריים מישהו בקבלה מתקשר למטופלים של מחר כדי להזכיר להם. כשמטופל שוכח, התור נשאר ריק. כשהקו תפוס, מטופלים חדשים מנתקים ומתקשרים למרפאה אחרת.

מה היינו בונים

• עמוד זימון תורים באתר שלכם: המטופל בוחר מטפל, סוג טיפול ומועד פנוי, בכל שעה ביממה.
• תזכורת אוטומטית בוואטסאפ או ב-SMS יום לפני התור, עם קישור לאישור הגעה או לביטול.
• כשמישהו מבטל, השעה חוזרת מיד לעמוד הזימון.
• מסך פשוט לקבלה: התורים של היום ושל מחר, מי אישר הגעה, ורשימת מטופלים עם פרטי קשר וביקורים קודמים.
• פרטי המטופלים נשמרים במערכת שלכם, ורק הצוות שלכם רואה אותם.

איך זה יעבוד

1. מטופל קובע תור באתר, או שהקבלה קובעת בשבילו תוך כדי השיחה.
2. יום לפני התור המערכת שולחת הודעת וואטסאפ או SMS עם השעה וקישור לאישור או לביטול.
3. אישורים וביטולים מופיעים לבד במסך של הקבלה.
4. שעה שהתפנתה חוזרת לעמוד הזימון, ומטופל אחר יכול לקבוע בה תור.

המצב היום

דמיינו עסק לכלי בית שמוכר בחנות קטנה ובאינסטגרם. ההזמנות מגיעות בהודעות, הלקוחות משלמים בהעברה בנקאית או מכתיבים את פרטי האשראי בטלפון, ובכל ערב מישהו מקליד כל הזמנה למערכת החשבוניות. מדי פעם לקוח משלם על מוצר שכבר נמכר בחנות באותו בוקר.

מה היינו בונים

• חנות Shopify בעברית, בעיצוב של המותג שלכם, שהצוות שלכם מעדכן בלי מתכנת.
• תשלום בכרטיסי אשראי ישראליים, כולל אפשרות לתשלומים, דרך חברת סליקה ישראלית.
• חשבונית מס-קבלה לכל הזמנה, שמופקת אוטומטית בשירות החשבוניות שאתם כבר עובדים איתו ונשלחת ללקוח במייל.
• מלאי אחד לאתר ולחנות: מכירה באחד מהם מעדכנת את שניהם.
• התראה כשמוצר עומד להיגמר, כדי שתספיקו להזמין עוד בזמן.

איך זה יעבוד

1. לקוח מזמין באתר ומשלם באשראי, בתשלום אחד או בתשלומים.
2. חשבונית המס-קבלה מופקת ונשלחת אליו במייל, אוטומטית.
3. המלאי יורד באתר ובחנות באותו רגע.
4. ההזמנה מחכה ברשימה אחת לאריזה, והלקוח מקבל הודעה כשהיא יוצאת אליו.

המצב היום

דמיינו חברת מיזוג אוויר שהטכנאים שלה בדרכים כל היום. כל בוקר הם מקבלים את העבודות בקבוצת וואטסאפ, דוחות העבודה נכתבים ביד, והמשרד מגלה שעבודה הסתיימה רק כשהדף חוזר בסוף השבוע. כשלקוח מתקשר לשאול מתי הטכנאי יגיע, אף אחד במשרד לא יודע.

מה היינו בונים

• אפליקציה לאייפון ולאנדרואיד עם העבודות של כל טכנאי להיום: כתובת, איש קשר, מה צריך לעשות וכפתור שפותח את הדרך ב-Waze.
• תמונות לפני ואחרי, הערות, חלקים שהוחלפו וחתימת הלקוח על המסך.
• היא ממשיכה לעבוד גם בלי קליטה, ושולחת הכול כשהטלפון חוזר לרשת.
• מסך למשרד שמראה את כל העבודות ואת הסטטוס של כל אחת, ומתעדכן ברגע שהטכנאי משנה משהו.
• דוח עבודה שנשלח ללקוח במייל כשהעבודה נסגרת.

איך זה יעבוד

1. המשרד מתכנן את העבודות של מחר ומשבץ אותן לטכנאים.
2. בבוקר כל טכנאי פותח את האפליקציה ורואה את העבודות שלו לפי הסדר.
3. בכל עבודה הוא מסמן שהגיע, מצלם, רושם מה נעשה ומחתים את הלקוח.
4. המשרד רואה מיד שהעבודה נסגרה, והלקוח מקבל את הדוח במייל.

המצב היום

חשבו על עסק של צימרים בגליל. רוב ההודעות שואלות את אותם דברים: מאיזו שעה אפשר להיכנס, אפשר להגיע עם הכלב, מה כלול ואיך מגיעים. הן מגיעות בוואטסאפ בכל שעה, הרבה פעמים בשישי בערב, ובעל המקום עונה על כל אחת מהטלפון. אורחים שמחכים יותר מדי לתשובה מזמינים במקום אחר.

מה היינו בונים

• עוזר באתר ובמספר הוואטסאפ העסקי שלכם, שעונה בעברית ובאנגלית.
• הוא עונה רק מתוך המידע שלכם: נוהלי המקום, המחירון, הוראות ההגעה ותנאי הביטול.
• כשהוא לא בטוח, או כשאורח מבקש משהו מיוחד, הוא מעביר את השיחה לאדם, עם סיכום קצר.
• הוא אף פעם לא מאשר לבד הזמנה או החזר כספי. את זה מאשר מישהו מהצוות שלכם.
• אתם יכולים לקרוא כל שיחה ולהיכנס אליה בכל רגע.
• קל לעדכן אותו: משנים מסמך, והתשובות משתנות איתו.

איך זה יעבוד

1. אוספים יחד את המסמכים שלכם ואת השאלות שאורחים שואלים הכי הרבה, ומסכמים על מה העוזר עונה לבד.
2. אורח שואל שאלה בוואטסאפ או באתר שלכם.
3. העוזר עונה מתוך המידע שלכם, בשפה של האורח.
4. אם הוא לא בטוח, הוא כותב לאורח שמישהו מהצוות יחזור אליו, ושולח לכם את השיחה עם סיכום קצר.

המצב היום

קחו לדוגמה סוכנות ביטוח עם כמה סוכנים. לידים מגיעים מהטופס באתר, ממודעות בפייסבוק ומהמלצות, וכל אחד נוחת במקום אחר: בתיבת המייל, בגיליון אקסל או בטלפון של מישהו. כל סוכן מנהל רשימות משלו, וכשמישהו יוצא לחופש, אף אחד לא יודע למי הבטיחו לחזור. חלק מהלידים פשוט מחכים יותר מדי ומתקררים.

מה היינו בונים

• PhonedCRM, מערכת ה-CRM שלנו, מוקמת לסוכנות שלכם על שרת נפרד משלה, עם כתובת האתר והלוגו שלכם.
• לידים מהטופס באתר וממודעות הפייסבוק שלכם נכנסים ל-CRM לבד, עם סימון של המקור שממנו הגיעו.
• כל ליד חדש מגיע לסוכן הנכון לפי כללים שאתם קובעים, והסוכן מקבל התראה.
• משימת מעקב על כל ליד, כך שאף אחד לא שוכח לחזור ללקוח, והמנהל רואה מה באיחור.
• כל הערה, מייל ומסמך במקום אחד, כך שעמית יכול להמשיך בדיוק מאיפה שמישהו אחר עצר.

איך זה יעבוד

1. מישהו ממלא טופס באתר שלכם או במודעה בפייסבוק.
2. הליד מופיע מיד ב-CRM ומגיע לסוכן הנכון.
3. הסוכן מתקשר, כותב הערה קצרה וקובע את המעקב הבא.
4. כשמגיע זמן המעקב, ה-CRM מזכיר לסוכן, והמנהל רואה כל ליד שנתקע.