בונים תוכנה שעסקים אחרים משלמים כדי להשתמש בה, למשל מערכת לזימון תורים למרפאות או מערכת הזמנות למסעדות? במוקדם או במאוחר תגיעו לשאלה הזו: האם כל הלקוחות שלכם יעבדו על מערכת אחת ועל שרת משותף, או שכל לקוח יקבל שרת ייעודי משלו? (בשפה של מתכנתים: ״מולטי-טננט או ייעודי״.) זה נשמע טכני, אבל זו בעצם החלטה עסקית. היא משפיעה על כמה תשלמו כל חודש כדי שהמערכת תמשיך לעבוד, אילו לקוחות יסכימו לחתום איתכם, ואיך תתמחרו.
כל מייסד שעבדנו איתו ומוכר תוכנה לעסקים מגיע לשאלה הזו בשלב כלשהו. התשובה הכנה שלנו: בדרך כלל גם וגם, בשלבים, והסדר חשוב. ככה אנחנו עוזרים להם להחליט.
שלוש אפשרויות, לא שתיים
רוב האנשים חושבים שיש רק שתי ברירות: כולם על מערכת אחת, או לכל לקוח מערכת משלו. אבל יש אפשרות שלישית באמצע, שכמעט אף אחד לא מזכיר בהתחלה. ודווקא לשם מגיעים רוב מוצרי התוכנה המצליחים.
דרך פשוטה לדמיין את שלוש האפשרויות:
- משותף: בניין משרדים עם חדר תיקים אחד גדול. התיקים של כל הלקוחות נמצאים באותו חדר, על כל תיק כתוב שם הלקוח, והפקיד נותן לכל אחד רק את התיקים שלו.
- מידע נפרד: אותו בניין, אבל לכל לקוח יש חדר תיקים נעול משלו.
- ייעודי: לכל לקוח יש בניין משלו.
לכל אפשרות יש עלות הפעלה אחרת, דרך אחרת לשמור על המידע של הלקוחות, וכמות אחרת של עבודה כדי שהכול ימשיך לעבוד.
משותף: הבחירה הנכונה ל-100 הלקוחות הראשונים
כל הלקוחות משתמשים באותה מערכת, והמידע שלהם נשמר יחד. כל פריט מידע מסומן בשם הלקוח שהוא שייך לו, והמערכת מראה לכל אחד רק את שלו. רוצים שכבת הגנה נוספת? אפשר להוסיף מתחת בדיקה שנייה ואוטומטית. כך טעות אחת לא תציג ללקוח מידע של לקוח אחר.
זו האפשרות הזולה ביותר להפעלה. הכי מהיר להוסיף לה יכולות חדשות, והכי קל לתקן אותה כשמשהו משתבש.
היא כבר לא מתאימה כאשר:
- ללקוח אחד יש כל כך הרבה מידע, שדוחות וחיפושים נהיים איטיים לכל השאר.
- בדיקת האבטחה של לקוח הופכת את ״המידע שלנו חייב להיות נפרד לגמרי״ לתנאי בחוזה.
- אתם מתחילים לחתום עם לקוחות מתחומים שיש בהם כללים מחמירים לגבי מידע, כמו בריאות או פיננסים.
מידע נפרד: השלב שרוב הצוותים חושבים שיהיה קל
כאן המידע של כל לקוח נשמר באחסון נפרד משלו, אבל התוכנה עצמה עדיין משותפת. בכל פעם שמישהו נכנס למערכת, היא מחברת אותו רק לאחסון של החברה שלו.
מה מרוויחים:
- לקוח שעובד עם המערכת הרבה מאוד כבר לא מאט את כל השאר.
- בדיקות אבטחה של לקוחות מפסיקות לעכב לכם מכירות.
- אפשר לשמור את המידע של לקוח במדינה או באזור שהוא מעדיף.
מה זה עולה? בעיקר עבודה נוספת מאחורי הקלעים:
- כל עדכון צריך לעבור על האחסון של כל לקוח בנפרד, ולא רק פעם אחת.
- הגיבויים נעשים בנפרד לכל לקוח.
- דוח שמסכם את כל הלקוחות יחד צריך עכשיו מנגנון משלו שיאסוף את הנתונים.
זה השלב שצוותים הכי נוטים לחשוב שיהיה פשוט, והוא לא. ראינו את זה קורה פעמיים.
ייעודי: סוג אחר של עסק
בשיטה הייעודית כל לקוח מקבל מערכת שלמה משלו: שרתים משלו, אחסון משלו, לעיתים קרובות כתובת אתר משלו, ולפעמים אפילו חשבון ענן משלו.
כך אנחנו מפעילים את PhonedCRM. כל לקוח מקבל CRM משלו, שמותאם לאופן שבו העסק שלו עובד, על שרת נפרד לגמרי ובגודל שמתאים לצרכים שלו. שום דבר לא משותף עם עסקים אחרים. אין מחירון פומבי: המחיר נקבע לכל לקוח בנפרד, לפי מה שהוא צריך.
וזו הנקודה החשובה. ייעודי הוא לא עוד אפשרות שמדליקים בלחיצה. זו דרך אחרת לנהל עסק: גובים על המערכת של כל לקוח, ולא לפי מספר המשתמשים.
למה לבחור בזה? כי כך אפשר למכור ללקוחות שהאפשרויות האחרות לא מגיעות אליהם. יש גופי פיקוח בתחומי הבריאות והפיננסים שדורשים את זה.
מה זה דורש:
- דרך להקים עותק שלם וחדש ללקוח בפחות משעה.
- מעקב נפרד אחרי המערכת של כל לקוח, כדי לזהות מהר בעיה אצל כל אחד מהם.
- מחירים שמכסים את העלות האמיתית של הפעלת המערכת של כל לקוח.
איך בוחרים
אלה השאלות שאנחנו עוברים עליהן עם מייסדים:
- אתם חותמים עכשיו עם עשרת הלקוחות הראשונים? משותף. תמיד.
- חוזה ממוצע עם לקוח שווה אצלכם יותר מ-50,000 דולר? התחילו לתכנן את המעבר למידע נפרד עכשיו, לא אחר כך.
- אתם מוכרים לגופי בריאות, לבנקים או לממשלה? ייעודי, ולצידו מידע נפרד ללקוחות הקטנים יותר באותו תחום.
- אתם מנסים לסגור לקוח גדול אחד שמתעקש על מערכת משלו? בנו לו אותה, אבל גבו ממנו על העבודה. אל תתנו לעסקה אחת לאכול את הזמן שהייתם אמורים להשקיע בשיפור המוצר לכל הלקוחות.
הדבר שאף אחד לא מספר לכם
מעבר ממשותף למידע נפרד הוא קשה, אבל אפשרי. גם מעבר ממידע נפרד לייעודי אפשרי. אבל ללכת אחורה, מייעודי חזרה למידע נפרד, זה פרויקט שיכול להימשך חודשים ארוכים. והלקוחות שלכם לא ירגישו ממנו שום תועלת.
אז התחילו פשוט, ואל תעברו לייעודי עד שאין ברירה.
קונים תוכנה במקום לבנות?
אותה שאלה חשובה גם כשאתם בוחרים תוכנה לעסק שלכם, למשל מערכת CRM. לפני שחותמים, שאלו את הספק:
- המידע שלי נשמר יחד עם מידע של חברות אחרות, או בנפרד?
- אם אצטרך, אפשר לקבל שרת נפרד משלי?
- באיזו מדינה נשמר המידע שלי?
תשובות ברורות ופשוטות הן סימן טוב.
לא בטוחים איזו אפשרות מתאימה לעסק שלכם? קבעו שיחת ייעוץ חינם של 30 דקות. נקשיב, נשאל כמה שאלות, ונשלח לכם סיכום קצר בכתב, גם אם בסוף לא נעבוד יחד. אפשר גם לקרוא עוד על PhonedCRM ומוצרי התוכנה שאנחנו בונים.